Într-o mișcare semnificativă pentru modernizarea și eficientizarea proceselor administrative, autoritățile și instituțiile publice din România vor putea arhiva electronic documentele fără a mai avea nevoie de acreditarea necesară firmelor care oferă aceste servicii în scop comercial. Această schimbare legislativă este menită să simplifice și să accelereze procedurile de arhivare, reducând birocrația și costurile asociate.
Ce presupune arhivarea electronică?
Arhivarea electronică reprezintă procesul de conversie a documentelor fizice în format digital, stocarea și gestionarea acestora prin intermediul unor sisteme informatice. Acest proces permite accesul rapid și facil la documente, precum și reducerea spațiului fizic necesar pentru stocare.
Schimbările si avantajele aduse de noua legislație
Noua legislație permite autorităților și instituțiilor publice să arhiveze electronic documentele fără a mai fi necesară acreditarea pe care o solicită firmele private ce oferă servicii de arhivare electronică în scop comercial.
Avantajele acestei schimbări
- Simplificarea procedurilor: Instituțiile publice pot implementa mai rapid sisteme de arhivare electronică, fără a trece prin procesul de acreditare.
- Reducerea costurilor: Eliminarea necesității de acreditare reduce costurile administrative și financiare.
- Eficientizarea muncii: Arhivarea electronică permite accesul rapid și facil la documente, îmbunătățind eficiența operațională.
Creșterea transparenței și securității
Arhivarea electronică poate contribui, de asemenea, la creșterea transparenței și securității în gestionarea documentelor, prin implementarea unor măsuri de securitate cibernetică și prin asigurarea unui acces controlat la informații.
Procedurile de implementare a arhivării electronice
Pentru a implementa arhivarea electronică, autoritățile și instituțiile publice trebuie să urmeze câțiva pași esențiali:
Evaluarea necesităților și resurselor
Primul pas este evaluarea necesităților de arhivare și a resurselor disponibile, inclusiv infrastructura IT, personalul și bugetul necesar.
Alegerea soluțiilor tehnologice
Instituțiile trebuie să selecteze soluțiile tehnologice adecvate pentru arhivarea electronică, asigurându-se că acestea îndeplinesc cerințele de securitate și funcționalitate.
Formarea personalului
Personalul implicat în procesul de a arhiva electronic documentele trebuie să fie instruit corespunzător pentru a utiliza noile sisteme și pentru a respecta procedurile de securitate și confidențialitate.
Monitorizarea și evaluarea
Odată implementată arhivarea electronică, este importantă monitorizarea continuă a proceselor și evaluarea periodică a eficienței și securității sistemelor utilizate.
Întrebări frecvente despre arhivarea electronică
Pentru a clarifica aspectele legate de arhivarea electronică, iată câteva întrebări frecvente:
1. Ce documente pot fi arhivate electronic?
Orice documente administrative, inclusiv acte oficiale, rapoarte, corespondență și alte tipuri de documente, pot fi arhivate electronic, cu respectarea normelor legale.
2. Este arhivarea electronică obligatorie pentru toate instituțiile publice?
Deși nu este obligatorie, arhivarea electronică este încurajată datorită beneficiilor sale multiple, inclusiv eficientizarea proceselor și reducerea costurilor.
3. Ce măsuri de securitate sunt necesare pentru arhivarea electronică?
Măsurile de securitate includ utilizarea criptării datelor, accesul controlat și autentificarea utilizatorilor, precum și backup-ul periodic al datelor pentru a preveni pierderea informațiilor.
4. Cum afectează arhivarea electronică confidențialitatea datelor?
Arhivarea electronică trebuie să respecte normele privind protecția datelor cu caracter personal, asigurându-se că informațiile sunt gestionate și stocate în mod confidențial și sigur.
5. Ce se întâmplă cu documentele fizice după arhivarea electronică?
După arhivarea electronică, documentele fizice pot fi păstrate conform normelor legale sau distruse în condiții de siguranță, dacă nu mai sunt necesare.
Sursa: Pixabay